Delodajalec bo po novem moral v evidenco o izrabi delovnega časa vpisovati še:
- čas prihoda delavca na delo in odhoda z njega
- izrabo odmora in njegov obseg med delovnim časom
-opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega in prazničnega dela ter dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo)
-opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času
- tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa
- tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa
Evidenco o izrabi delovnega časa bo moral elektronsko voditi delodajalec, če mu bo pravnomočno izrečena globa po 217.a/1/5 in 8–15 Zakona o delovnih razmerjih* (ZDR-1) ali 23/1–5 ZEPDSV ali če bo tako predlagal sindikat pri delodajalcu, svet delavcev oziroma delavski zaupnik, delodajalec pa se bo s tem strinjal.
Delodajalec mora delavca pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Te obveznosti je prost, če imajo delavci možnost neposrednega elektronskega dostopa do svoje evidence o izrabi delovnega časa (19.c/1 ZEPDSV). Delodajalec mora hraniti evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca.
Čas prihoda delavca na delo in odhoda z njega
Po novem bo moral delodajalec od 20. novembra 2023 v evidenco o izrabi delovnega časa vpisovati tudi čas delavčevega prihoda na delo in odhoda z dela. Novost velja za vse delavce, tudi tiste, ki ne delajo na sedežu delodajalca (na primer terenske delavce in gradbince). To pomeni točen čas, brez zaokroževanja.
Odmor med delovnim časom
Od novembra bo delodajalec za vsakega delavca moral voditi tudi podatek o izrabi in obsegu izrabe odmora med delovnim časom. Zakonodajalec je v obrazložitvi k spremembi zapisal, da se s tem ne zahteva, da delodajalec vpiše čas izrabe odmora hkrati (neposredno) ob dejanski izrabi odmora med delovnim časom. Ključno je, da v evidenco vpiše podatek o izrabi in obsegu izrabe odmora, kako to zapiše, pa je prepuščeno njegovi presoji. Delodajalec bo torej lahko glede obsega izrabe odmora vpisoval uro odhoda na odmor in prihoda z odmora ali pa le podatek, da je delavec odmor izrabil in v kolikšnem trajanju.
Neenakomerna razporeditev in začasna prerazporeditev delovnega časa
Delodajalec mora delavca pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Te obveznosti je prost, če imajo delavci možnost neposrednega elektronskega dostopa do svoje evidence o izrabi delovnega časa (19.c/1 ZEPDSV). Delodajalec mora hraniti evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca.
Čas prihoda delavca na delo in odhoda z njega
Po novem bo moral delodajalec od 20. novembra 2023 v evidenco o izrabi delovnega časa vpisovati tudi čas delavčevega prihoda na delo in odhoda z dela. Novost velja za vse delavce, tudi tiste, ki ne delajo na sedežu delodajalca (na primer terenske delavce in gradbince). To pomeni točen čas, brez zaokroževanja.
Odmor med delovnim časom
Od novembra bo delodajalec za vsakega delavca moral voditi tudi podatek o izrabi in obsegu izrabe odmora med delovnim časom. Zakonodajalec je v obrazložitvi k spremembi zapisal, da se s tem ne zahteva, da delodajalec vpiše čas izrabe odmora hkrati (neposredno) ob dejanski izrabi odmora med delovnim časom. Ključno je, da v evidenco vpiše podatek o izrabi in obsegu izrabe odmora, kako to zapiše, pa je prepuščeno njegovi presoji. Delodajalec bo torej lahko glede obsega izrabe odmora vpisoval uro odhoda na odmor in prihoda z odmora ali pa le podatek, da je delavec odmor izrabil in v kolikšnem trajanju.
Neenakomerna razporeditev in začasna prerazporeditev delovnega časa
Delodajalec bo moral po novem ure v neenakomerni razporeditvi in začasni prerazporeditvi delovnega časa voditi ločeno od ur, opravljenih v enakomerni razporeditvi. V evidenco o izrabi delovnega časa bo moral vpisati opravljene ure v neenakomerno razporejenem ali v začasno prerazporejenem delovnem času in tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa. Če delodajalec evidence o izrabi delovnega časa ne bo vodil elektronsko, bo lahko tekoči seštevek ur vpisoval tedensko, sicer pa ga bo moral dnevno.
Delavčev delovni čas pa je lahko razporejen enakomerno in mu ga delodajalec vsake toliko časa začasno prerazporedi. Tudi ure, ki jih bo delavec opravil v začasni prerazporeditvi delovnega časa, bo delodajalec po novem moral voditi ločeno kot seštevek tedna, meseca in referenčnega obdobja. Če pa bo evidenco o izrabi delovnega časa vodil elektronsko, bo moral seštevek teh ur voditi dnevno.
Način vodenja evidence le izjemoma določen
Delodajalec lahko evidenco o izrabi delovnega časa vodi na kakršenkoli način (ročno, v tabeli na računalniku, elektronsko in podobno). Tako bo tudi po novem, razen v določenih primerih. Elektronsko jo bo moral voditi, če mu bo pravnomočno izrečena globa po 217.a/1/5 in 8–15 ZDR-1 ali 23/1–5 ZEPDSV, in sicer dve leti od pravnomočnosti odločbe (19.a člen ZEPDSV). Voditi jo bo moral začeti v treh mesecih od pravnomočnosti odločbe. Pomembno je, da vsaka naknadna sprememba podatka elektronske evidence vsebuje razlog za spremembo in čas vpisa spremembe, ki ga zagotavlja delodajalec.
Za koga mora delodajalec voditi evidenco
Delavčev delovni čas pa je lahko razporejen enakomerno in mu ga delodajalec vsake toliko časa začasno prerazporedi. Tudi ure, ki jih bo delavec opravil v začasni prerazporeditvi delovnega časa, bo delodajalec po novem moral voditi ločeno kot seštevek tedna, meseca in referenčnega obdobja. Če pa bo evidenco o izrabi delovnega časa vodil elektronsko, bo moral seštevek teh ur voditi dnevno.
Način vodenja evidence le izjemoma določen
Delodajalec lahko evidenco o izrabi delovnega časa vodi na kakršenkoli način (ročno, v tabeli na računalniku, elektronsko in podobno). Tako bo tudi po novem, razen v določenih primerih. Elektronsko jo bo moral voditi, če mu bo pravnomočno izrečena globa po 217.a/1/5 in 8–15 ZDR-1 ali 23/1–5 ZEPDSV, in sicer dve leti od pravnomočnosti odločbe (19.a člen ZEPDSV). Voditi jo bo moral začeti v treh mesecih od pravnomočnosti odločbe. Pomembno je, da vsaka naknadna sprememba podatka elektronske evidence vsebuje razlog za spremembo in čas vpisa spremembe, ki ga zagotavlja delodajalec.
Za koga mora delodajalec voditi evidenco
Delodajalec mora evidenco o izrabi delovnega časa voditi za vsakega redno zaposlenega delavca, s katerim ima sklenjeno pogodbo o zaposlitvi. Pri tem ni pomembno, ali gre za pogodbo o zaposlitvi za določen ali nedoločen čas, za delo s polnim ali krajšim delovnim časom, dopolnilno delo ali drugo obliko pogodbe o zaposlitvi. Niti ni pomembno, ali gre za pogodbo o zaposlitvi s poslovodno osebo, vodilnim delavcem ali delavcem, ki je družinski član, ali delavcem, ki je lastnik podjetja. ZEPDSV ne določa delavcev, za katere vodenje evidence o izrabi delovnega časa ni potrebno. o novem bo moral delodajalec evidenco o izrabi delovnega časa voditi le še za osebo, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo zanj in opravlja samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, pod pogojem, da delo za delodajalca opravlja osebno in je vključena v njegov delovni proces ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del njegovega delovnega procesa (2/-/9 ZEPDSV).
Obvezna izročitev mesečne evidence
Obvezna izročitev mesečne evidence
Po novem mora delodajalec delavcu zagotavljati vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Pisno ga mora obvestiti o podatkih iz evidence za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Pisno obvestilo lahko pošlje tudi po elektronski poti na delavčev elektronski naslov, ki ga sam zagotavlja in nalaga njegovo uporabo. Kot izpolnitev te obveznosti se šteje tudi delavčev neposreden elektronski dostop do evidence, ki ga zagotavlja delodajalec, vendar brez svoje prisotnostnosti.
Seznanitev z evidenco
Po novem lahko delavec od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Za obveznost seznanitve se šteje neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec (19/4 ZEPDSV).
Kraj hrambe evidence
Seznanitev z evidenco
Po novem lahko delavec od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Za obveznost seznanitve se šteje neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec (19/4 ZEPDSV).
Kraj hrambe evidence
Delodajalec mora hraniti evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v to evidenco vpisujejo podatki, na svojem sedežu oziroma na kraju, kjer delavec opravlja delo (19/5 ZEPDSV). Če delavec dela na sedežu delodajalca, mora ta evidenco o izrabi delovnega časa po novem hraniti tam. Če pa dela na terenu, jo mora delodajalec hraniti tam, kjer delavec dela. Trenutno ni znano, za koliko časa nazaj jo bo moral hraniti na kraju opravljanja dela. Edina smiselna razlaga pa je, da za tekoči mesec.
Vir: IKS revja za Računovodstvo, davščine in finance
Vir: IKS revja za Računovodstvo, davščine in finance
